Scroll Top

L’Oficina de Projectes de Microblau supera els 100 projectes executats

Oficina de Proyectos

Entrevistem a Josep Prada, Cap de l’Oficina de Projectes.

Moltes felicitatS per la fita Josep! Quins són els grans números de l’Oficina de Projectes?

Moltes gràcies! Ens va fer molta il·lusió superar la xifra de 100 projectes a finals de desembre del 2021. Actualment, ja hem superat els 115 projectes des de la creació de l’Oficina el 2018. Executem una mitjana aproximada de 20 projectes/any que totalitzen unes 1.800 hores anuals. Molt esforç i molta il·lusió que està donant els seus fruits.

Oficina de Projectes Microblau

Quin és el motiu de la creació de l’Oficina de Projectes al 2018?

L’Oficina de Projectes es crea per donar sortida a les necessitats dels nostres clients que superaven l’abast dels manteniments i que requerien un control més exhaustiu de temps i recursos.

Oficina de Projectes

Quin tipus de projecte hi gestioneu?

Majoritàriament, es tracten temes d’infraestructura virtual: creació i muntatge de zero, també migracions i actualitzacions, amb tot el seu entorn: backups i llocs de treball.

La gestió de servidors Windows té un paper molt important: creació de nous servidors, migracions d’Active Directory; un gran volum l’ocupa del món de la Veu IP.

En els últims anys, ha augmentat molt la gestió de infraestructura de connectivitat, sobretot a nivell de configuració de Firewalls, actualització i instal·lació de Firewalls i tot el món del de Networking i migració i configuració de Switchs, Switches amb VLAN i temes de seguretat.

Quines bases de metodologia utilitzeu per gestionar els projectes?

La metodologia que apliquem és la clàssica de projecte en cascada basada en una progressió des del principi fins al final. Els diagrames de Gantt són els que guien la planificació i l’execució del projecte. Donem molta importància a l’estudi de riscos, implicats i la gestió de l’abast del projecte. Hem fet algun tastet amb metodologies Agile que s’usen més en el desenvolupament de software, però, pels temes que gestionem i la nostra formació, la clàssica metodologia de gestió de projectes en cascada ens resulta més efectiva i més fàcil de fer entendre als clients.

Oficina de Projectes

Sempre s’ha comentat que no es pot fer executar un bon projecte si el que s’ha venut no és correcte. Com gestioneu la relació amb l’equip comercial?

Això és ben cert i no sempre és fàcil la transició entre una venda i l’execució del projecte. Aquest tema ens ha obsessionat sempre i hem desenvolupat una metodologia per a la captació de les necessitats del client que s’inicia en l’equip comercial i es continua en l’Oficina de Projectes. Per exemple, els equip de prevenda ja identifiquen clarament risc, abast i implicats del projecte. Aquesta metodologia tranversal és una de les claus del nostre èxit i explica l’alt grau de compliment en temps i costos que estem oferint.

Parles de riscos, implicats i abast. Pots explicar-ho millor?

La nostra obsessió és que el client tingui el projecte que necessita amb els temps marcats i amb els costos convinguts.

L’estudi de riscos intenta identificar tots els esdeveniments que poden afectar l’evolució del projecte. Els organitzem en categories, intentem entendre la seva severitat, cerquem contramides si els riscos són molt alts i els monitoritzem durant tot el projecte per assegurar que el projecte no descarrila.

D’altra banda, els nostres projectes impliquen molt actors, el mateix client, altres proveïdors, empreses de construcció, fabricants etc. Creem un document d’implicats per saber què requerim d’ells i com ens hi hem de comunicar per tal de no generar colls d’ampolla ni dependències que frenin el projecte.

El document d’abast intenta posar negre sobre blanc les tasques que s’hi inclouen i les que no s’hi inclouen per tal tenir clar el projecte a abordar.

Tots aquests documents els compartim i debatem amb el client per tal de crear una visió conjunta del que cal fer. Crear una visió conjunta del que cal fer i què vol dir èxit en un projecte és clau per anivellar les expectatives entre nosaltres i el client. En aquest punt, Sergi Pinto, el director de prevenda, fa una feina impagable.

Oficina de Projectes

Quina és la dinàmica normal en l’execució dels projectes?

Sempre fem una reunió de kick-off amb el client, un cop nosaltres hem agafat tota la informació del departament de prevenda sobre el que s’ha de fer en aquest projecte: tasques i hores dedicades. Ho plasmem en un projecte amb tasques i fases i presentem al client quines seran aquestes tasques i fases, i a partir d’aquí planifiquem totes aquestes tasques en la finestra de temps pactada. El client pot tenir visibilitat a nivell de diagrama de Gantt i de l’estat del projecte en tot moment. Als projectes petits això es fa directament en l’Oficina sense que el client tingui visibilitat, però sí té un feedback setmanal o cada dues setmanes amb un reporting clar. Un cop finalitzat el projecte s’envia una petició tancament i el client certifica si el projecte està tancat.

Quines eines feu servir?

Fem servir l’eina Teamwork, que és una solució cloud que permet treballar el projecte a nivell de tasca, a nivell de temps i a nivell de planificació. També ens permet fer ús d’eines com diagrames de Gantt i, sobretot, ens permet la integració dels clients en el fet de tenir visibilitat en el projecte i fins i tot participar en ell, afegint comentaris, tancant tasques.

Oficina de Projectes Microblau

Aquesta visibilitat cap al client és amb alguna interfície web?

Sí. És un portal web on es registren amb el seu usuari i correu electrònic, on tenen una contrasenya per poder accedir i on tenen visibilitat dels seus projectes. I, a partir d’aquí, poden veure una anàlisi del temps que s’hi va dedicant, de les tasques que es van complint, per saber on està el projecte i poder reportar internament sense dependre de nosaltres.

Heu notat un abans i un després de la creació d’aquesta Oficina i de l’aplicació de la metodologia?

Molts clients han declarat una gran satisfacció a l’hora de veure la professionalitat a l’hora d’executar certes tasques o tenir-ne més control. Abans de la creació de l’Oficina de Projectes, alguns projectes es feien dintre del servei de manteniment, i era molt difícil fer-ne un seguiment correcte i tenir al client informat dels avenços. Amb l’Oficina de Projectes hem pogut destinar recursos a tenir tot això molt millor. El feedback és molt positiu. Actualment, seria molt difícil entendre el creixement de la casa sense l’Oficina de Projectes.

Oficina de Projectes

Quins ratis de compliment teniu?

El 90% dels projectes s’estan executant en el marge previst. Ara bé, no som infal·libles, tenim un parell de projectes a l’any que se’ns escapen. Es llei de vida en una oficina de projectes.

Com preveus l’evolució de l’Oficina de Projectes?

A principis de 2018, els recursos eren minsos. A partir de 2019, les assignacions són superiors i dedicades al 100%. Hem anat consolidant paulatinament. La idea és seguir augmentat en recursos i metodologia compassadament amb el creixement que estem experimentant. Marc Bernal i Adrià Ortiga estan fent una feina magnífica i són els pilars de la Oficina de Projectes.

Per acabar, què li diries a una empresa que té un projecte TIC per executar i està pensant en Microblau?

Li remarcaria que som una casa amb una trajectòria de serveis TIC amb 25 anys d’experiència. Tenim un equip totalment dedicat a la gestió de projectes, comptem amb una metodologia molt ben treballada i eines modernes per al seu seguiment.

Per acabar, li diria que, si el projecte s’emmarca en els temes que he citat a l’inici i es mou entre les 100 i les 1.000 hores, cal que estigui tranquil, nosaltres en preocuparem que tot funcioni.

Tens un projecte? A Microblau estarem encantats d’atendre’t. Només has de contactar amb nosaltres via formulari o trucant al 937 26 41 99 en horari comercial. I si el teu projecte s’aprova abans del 30 de juny de 2022, t’aplicarem un descompte del 10% en el teu projecte. T’interessa?

Demana informació ara