Entrevistamos a Josep Prada, responsable de la Oficina de Proyectos.
¡Muchas felicidades por el hito Josep! ¿Cuáles son los grandes números de la Oficina de Proyectos?
¡Muchas gracias! Nos hizo mucha ilusión superar la cifra de 100 proyectos a finales de diciembre de 2021. Actualmente, ya hemos superado los 115 proyectos desde la creación de la Oficina en 2018. Ejecutamos una media aproximada de 20 proyectos/año que totalizan unas 1.800 horas anuales. Mucho esfuerzo y mucha ilusión que está dando sus frutos.
¿Cuál es el motivo de la creación de la Oficina de Proyectos en 2018?
La Oficina de Proyectos se crea para dar salida a las necesidades de nuestros clientes que superaban el alcance de sus mantenimientos y que requerían un control más exhaustivo de tiempo y recursos.
¿Qué tipo de proyectos gestiona?
En su mayoría, se tratan temas de infraestructura virtual: creación y montajes desde cero, también migraciones y actualizaciones, con todo su entorno: backups y puestos de trabajo.
La gestión de servidores Windows desempeña un papel muy importante: creación de nuevos servidores, migraciones de Active Directory; un gran volumen lo ocupa el mundo de la Voz IP.
En los últimos años, ha aumentado mucho la gestión de infraestructuras de conectividad, sobre todo a nivel de configuración de Firewalls, actualización e instalación de Firewalls y todo el mundo del Networking y migración y configuración de Switchs, Switches con VLAN y temas de seguridad.
¿Qué bases de metodología utilizáis para gestionar los proyectos?
La metodología que aplicamos es la clásica de proyecto en cascada basada en una progresión de principio a fin. Los diagramas de Gantt son los que guían la planificación y ejecución del proyecto. Damos mucha importancia al estudio de riesgos, implicados y la gestión del alcance del proyecto. Hemos hecho alguna cata con metodologías Agile que se usan más en el desarrollo de software, pero, por los temas que gestionamos y nuestra formación, la clásica metodología de gestión de proyectos en cascada nos resulta más efectiva y más fácil de hacer entender a los clientes.
Siempre se ha comentado que no se puede ejecutar un buen proyecto si lo vendido no es correcto. ¿Cómo gestionar la relación con el equipo comercial?
Esto es cierto y no siempre es fácil la transición entre una venta y la ejecución del proyecto. Este tema nos ha obsesionado siempre y hemos desarrollado una metodología para la captación de las necesidades del cliente que se inicia en el equipo comercial y se sigue en la Oficina de Proyectos. Por ejemplo, los equipos de preventa ya identifican claramente riesgo, alcance e implicados del proyecto. Esta metodología transversal es una de las claves de nuestro éxito y explica el alto grado de cumplimiento en tiempo y costes que estamos ofreciendo.
Hablas de riesgos, implicados y alcance. ¿Puedes explicarlo mejor?
Nuestra obsesión es que el cliente tenga el proyecto que necesita con los tiempos marcados y con los costes acordados.
El estudio de riesgos intenta identificar todos los eventos que pueden afectar a la evolución del proyecto. Los organizamos en categorías, intentamos entender su severidad, buscamos contramedidas si los riesgos son muy altos y los monitorizamos durante todo el proyecto para asegurar que el proyecto no descarrila.
Por otra parte, nuestros proyectos implican a muchos actores, al propio cliente, a otros proveedores, empresas de construcción, fabricantes etc. Creamos un documento de implicados para saber qué requerimos de ellos y cómo debemos comunicarnos para no generar cuellos de botella ni dependencias que frenen el proyecto.
El documento de alcance intenta poner negro sobre blanco las tareas que se incluyen y las que no se incluyen para tener claro el proyecto a abordar.
Todos estos documentos los compartimos y debatimos con el cliente para crear una visión conjunta de lo que es necesario hacer. Crear una visión conjunta de lo que hay que hacer y lo que significa éxito en un proyecto es clave para nivelar las expectativas entre nosotros y el cliente. En este punto, Sergi Pinto, el director de preventa, realiza un trabajo impagable.
¿Cuál es la dinámica normal en la ejecución de los proyectos?
Siempre hacemos una reunión de kick-off con el cliente, una vez nosotros hemos recogido toda la información del departamento de preventa sobre lo que debe hacerse en este proyecto: tareas y horas dedicadas. Lo plasmamos en un proyecto con tareas y fases y presentamos al cliente cuáles serán estas tareas y fases, y a partir de ahí planificamos todas estas tareas en la ventana de tiempo pactada. El cliente puede tener visibilidad a nivel de diagrama de Gantt y del estado del proyecto en todo momento. En proyectos pequeños esto se hace directamente en la Oficina sin que el cliente tenga visibilidad, pero sí tiene un feedback semanal o cada dos semanas con un reporting claro. Una vez finalizado el proyecto se envía una petición de cierre y el cliente certifica si el proyecto está cerrado.
¿Qué herramientas utilizáis?
Utilizamos la herramienta Teamwork, que es una solución cloud que permite trabajar el proyecto a nivel de tarea, a nivel de tiempo y planificación. También nos permite hacer uso de herramientas como diagramas de Gantt y, sobre todo, nos permite la integración de los clientes para tener visibilidad en el proyecto e incluso participar en él, añadiendo comentarios y cerrando tareas.
¿Esta visibilidad hacia el cliente se realiza con alguna interfaz web?
Sí. Es un portal web en el que se registran con su usuario y correo electrónico, donde tienen una contraseña para poder acceder y donde tienen visibilidad de sus proyectos. Y, a partir de ahí, pueden ver un análisis del tiempo que se va dedicando, de las tareas que se van cumpliendo, para saber dónde está el proyecto y poder reportar internamente sin depender de nosotros.
¿Habéis notado un antes y un después de la creación de esta Oficina y de la aplicación de la metodología?
Muchos clientes han declarado una gran satisfacción al ver la profesionalidad a la hora de ejecutar ciertas tareas o tener más control. Antes de la creación de la Oficina de Proyectos, algunos proyectos se realizaban dentro del servicio de mantenimiento, y era muy difícil realizar un seguimiento correcto y tener al cliente informado de los avances. Con la Oficina de Proyectos hemos podido destinar recursos a mejorar estos aspectos. El feedback es muy positivo. Actualmente, sería muy difícil entender el crecimiento de la casa sin la Oficina de Proyectos.
¿Qué ratios de cumplimiento tiene?
El 90% de los proyectos se está ejecutando en el margen previsto. Ahora bien, no somos infalibles, tenemos un par de proyectos al año que se nos escapan. Es ley de vida en una oficina de proyectos.
¿Cómo prevés la evolución de la Oficina de Proyectos?
A principios de 2018, los recursos eran escasos. A partir del 2019, las asignaciones son superiores y dedicadas al 100%. Hemos ido consolidando paulatinamente. La idea es seguir aumentado en recursos y metodología acompasadamente con el crecimiento que estamos experimentando. Marc Bernal y Adrià Ortiga están haciendo un trabajo magnífico y son los pilares de la Oficina de Proyectos.
Por último, ¿qué le dirías a una empresa que tiene un proyecto TIC para ejecutar y está pensando en Microblau?
Le remarcaría que somos una casa con una trayectoria de servicios TIC con 25 años de experiencia. Contamos con un equipo totalmente dedicado a la gestión de proyectos, contamos con una metodología muy bien trabajada y herramientas modernas para su seguimiento.
Por último, le diría que, si el proyecto se enmarca en las áreas que he citado al principio y se mueve entre las 100 y las 1.000 horas, puede estar tranquilo, nosotros nos preocuparemos de que todo funcione.
¿Tienes un proyecto? En Microblau estaremos encantados de atenderte. Solo tienes que contactar con nosotros vía formulario o llamando al 937 26 41 99 en horario comercial. Y si se aprueba tu proyecto antes del 30 de junio de 2022, te aplicaremos un 10% de descuento en el proyecto. ¿Te interesa?